「貸し会議室」を予約する際に注意したいこと

貸し会議室は、都心部を中心にレンタルできるエリアも増加傾向にあり、AP会議室のような「貸し会議室のサービス」を事業として展開する企業も少なくありません。

効率よく意思決定をするために、この貸し会議室をつかった会議や打ち合わせをするのが当たり前になっている企業もたくさんあるでしょう。

しかし、ある日貸し会議室をつかった会議のセッティングを頼まれたらどうでしょう。きっとどうすればいいかわからないことだらけで、慌ててしまうことは間違いありません。そこで、貸し会議室を予約する際に注意すべきことをスケジュール、室内のレイアウト、会議室の広さに順に解説をしてきます。

スケジュールは綿密につめる

貸し会議室を予約する際に最初注意しなければならないのは、参加者のスケジュールの把握です。

スケジュールを把握しておくと貸し会議室の借りる時間の目安を決められます。また、貸し会議室を予約する時間も会議当日カツカツに予約するのはNGです。なぜなら当日会議に出席するメンバーが増えることもあるからです。参加人数ピッタリの貸し会議室を予約してしまうと、あとあと柔軟に対応できずに会議がスムーズにいかなくなってしまいます。

会議に参加するメンバーのスケジュールとその会議に関連するセクションのメンバーなどを考慮したスケジュール配分に気を配りましょう。

レイアウトを事前に確認

参加するメンバーのスケジュールもOKで、貸し会議室の予約もバッチリ。後は会議をとどこおりなくするだけではまだまだ準備不足です。

当日貸し会議室にいってみたら、思っていたレイアウトと違い椅子や机の配置を組みなおし、無駄な時間を費やしてしまったというケースも少なくありません。貸し会議室で会議をする目的はあくまで効率化が主眼です。実際自分の目でみてレイアウトをチェックすれば間違いありません。

とはいえ、そこまでチェックしている暇がある人はまれでしょう。そこで、予約をする際は、インターネットで会議室内のレイアウトを公開している場所を選ぶようにしましょう。レイアウトを公開している貸し会議室は使用した後、元のレイアウトに戻すケースがほとんどです。会議に必要なレイアウトがある貸し会議室をネットでチェックし、時間を効率的につかいましょう。

定員を見極める

借りる予定の貸し会議室は、定員を細かくチェックしましょう。ネット上では定員数が明記されている場所でも実際にいってみると、メンバーの数の割には狭いと感じる貸し会議室も存在します。それをさけるためにも、実際の席の大きさや、机との間隔を問い合わせて調べておきましょう。

また、パソコンを使用して会議をする場合、貸し会議室のサイトに書いてある人数よりも広めの部屋を予約する必要があります。これは、パソコンを使用するぶん一人あたりのスペースを広く確保したほうが良いためです。最後に、備品は据え置きかオプションかもチェックしておきましょう。これは、オプションである備品を使用すると追加料金が発生し、予算をオーバーしてしまう可能性があるためです。