バックアップを任される立場
仕事というものは、何も直接利益を上げたりするだけではありません。
効率化を進めるためにキーを持っている秘書も重要なポジションです。
調整や連絡をサポートしていくことにより、企業全体を活性化し効率化していくこともできるようになります。
経営に関する仕事の効率のために、秘書はバックアップしていく立場にあります。
バックアップする対象もいろいろで、社長や重役といった経営判断を下すポジションや、医師、大学教授といった人もいます。
政治家や弁護士も秘書のバックアップを必要としているのです。
こうした対象の共通点を見てみると、専門分野を持ち注力して行かなければいけないことがわかります。
スケジュール管理に時間を割くことが難しく、管理するのが大変なため、秘書のバックアップによって効率化を進めたいと考えているのです。
業務としても、非常に多彩であり、スケジュール管理から始まり、必要書類の作成や手配、連絡や対応など何でも出てきます。
来客対応もすることになりますし、各所への連絡や連携も重要です。
トラブルに対する対応力も求められるため、高い能力を要求される仕事だといえるでしょう。
イレギュラーなリスクにも対応する力
秘書の仕事を分解して考えていくと、定型的業務と非定型的業務に分けることができるようになります。
定型的業務は日常的に発生する業務の総称で、常に行っていかなければいけないことです。身の回りの問題から電話対応、スケジュール管理といったことは、定型的業務といえるでしょう。
環境整備を進めておくというのも大事な仕事です。
日々同じような業務が出てくるため、ある程度定型化も可能といえるでしょう。
効率的に進められるようになりますので、ある程度先読みすることもできるようになります。
しかし、その時の上司の意向で変更になることもたくさん出てきますので、臨機応変な対応もできるように準備が必要です。
非定型的業務は、顕在化しておらず想定していないアクシデントなどの対応です。
予想外の来客も非定型的業務となります。
上司の病気、災害や犯罪も顕在化していないリスクですので、対応力が求められるのです。
秘書が冷静に対応することになりますが、対応ひとつで対象者の評価が変わってしまうこともあるため、ある程度マニュアル化して対処できるようにしていることもあります。
特に政治家などの場合、リスクの顕在化を未然に摘むということも重要になってくるでしょう。
秘書の仕事は、バックアップだけとは限りません。
先に読めるだけの先見性も必要で、余計な行動をさせないという配慮も必要となります。
状況によっては、経営判断の補助をしたりすることも出てくるため、状況分析能力も持つ必要があるでしょう。
補助業務的に映りますが、縁の下の力持ちとして、活躍して行くことが求められる重要なポジションでもあるのです。