必要不可欠なメールの存在
現在、社会に出ると、否が応でもメールを使うようになるでしょう。
ITは嫌いと思っていても、どこかに絡んでくるのですから、逃げることはできません。
逃げるぐらいなら、マスターしてしまえばいいのです。
たったそれだけのことですが、ビジネスマナーとして考えると、できていない人が非常に多いといえるでしょう。
ビジネスマナーとしてとらえた場合、メールもいろいろと考え方があります。
企業によって解釈が異なる部分もありますので、ローカルなルールがあるかどうかも確認が必要です。
メールを送る時間はいつがいいか
メールをいつ送るのかというところから考えると、どんな時間に送ったらいいのか考えてしまうでしょう。
比較されているのは、電話の掛け方があるからです。
電話の場合、相手側が仕事している時間に掛けることがマナーでしょう。
昼休みなどは仕事をしていない時間なのですから、非常に失礼とされています。
逆に営業職の時には、折衝中などにぶつからないように、休み時間を狙うこともマナーです。
では、メールはいつすればいいのかといえば、24時間いつでも構いません。
もちろん、個人で受け取って確認していることを知っているのであれば、常識的な時間にすることは大切で、お休みの日などは避けるべきでしょう。
なぜ、メールは構わないのかといえば、見なければ受け取れないからです。
仕事が終わり、帰宅している最中としても、メールは開けなければわかりません。
24時間いつ送っても、見ることができない環境なら同じことだからなのです。
ちょっと考えてしまう対応は
あいさつ文はどこまで使うのかということも考えてしまう部分でしょう。
社内あてのメールなのに、入れるべきか考えどころです。
だいたい社内メールの規則ができ上がっていますので、それに従えば問題ありません。
名前を名乗る程度でもいいですし、お疲れさまですと一言入れるだけでもいいでしょう。
どちらにしても、送り主はわかっているのですから、簡潔にしたほうが得策です。
社内規定ということでは、署名は決まりがある場合があります。
決まりがなければ作ることになりますが、余計な情報は記載しないようにするべきです。
自分の会社名と部署名、メールアドレスと電話番号程度が限界でしょう。
あとは規定に従い、作っていくことが求められます。
ビジネスメールを受け取った場合、いつ返信するのかということも重要です。
基本はできるだけ早くということになります。
確認等が必要なものは、迅速に対応するべきなのは、本当に届いたか不安になるからです。
返答を期待していない内容であれば、あまり考える必要はありませんが、送っていただいたと考えれば、お返事はするべきでしょう。
メールは慣れてくれば怖いものではありません。
意外と個性も出ますし、作り手の意図も見えるようになってきます。
その中に一定のルールやマナーを入れるだけのことですから、うまく活用して行くことが重要なのです。